Messeauftritt richtig planen: Praxis-Tipps für erfolgreiche Messen
Messen bieten für Unternehmen nicht nur eine Abwechslung vom Arbeitsalltag, sondern auch großes Marketing-Potenzial: Im Austausch mit Herstellern, anderen Fachbetrieben und häufig auch Endkund*innen können Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen präsentieren und neue Partnerschaften aufbauen. Allerdings ist so ein Messeauftritt sowohl mit Kosten als auch mit Arbeitsaufwand verbunden. Wir geben Ihnen in diesem Beitrag einen Überblick, worauf Sie achten sollten, damit sich die Investition bezahlt macht und Ihr Messeauftritt zum Erfolg wird.
Die 5 wichtigsten Messe-Tipps vorab
Rechtzeitig mit der Planung beginnen
Fangen Sie mindestens sechs Monate, besser zwölf Monate vor der Messe an. So haben Sie genug Zeit, Ihre Messeziele festzulegen, den Messestand zu gestalten, Kund*innen und Partner*innen zu informieren und Formalitäten wie Anreise, Unterkunft und Termine vor Ort zu organisieren.
Vorab ein Budget festlegen
Wenn Sie von Anfang an einen festen Kostenrahmen haben, fallen viele Entscheidungen rund um die Messe leichter – etwa, wie groß Ihr Messestand sein soll, welchen Standbau Sie wählen, mit welcher Technik der Messestand ausgestattet werden soll, welche zusätzlichen Marketingmaßnahmen Sie ergreifen können (z. B. Anzeige im Ausstellerverzeichnis, Plakat in den Messehallen etc.), welche Werbegeschenke Sie anbieten und wie groß Ihr Messeteam ist.
Ein motiviertes Messeteam
Nehmen Sie im Idealfall die Mitarbeitenden mit auf die Messe, die wirklich Lust haben, sich auszutauschen und Akquise zu betreiben. Ihr Team ist das Aushängeschild Ihres Betriebs – je motivierter und je besser vorbereitet sie sind, desto größer die Erfolgschancen.
Eine klare Botschaft
Im Gewimmel der Messe sind die Unternehmen im Vorteil, die hervorstechen und deren Produkte oder Leistungen auf einen Blick zu erfassen sind. Nehmen Sie sich unbedingt Zeit, um eine aussagekräftige Marketing-Botschaft zu formulieren, die zu Ihrem Betrieb passt.
Marketing-Ideen entwickeln
Fragen Sie sich, wie Sie Ihre Kund*innen und Interessent*innen auf Ihre Messepräsens aufmerksam machen können. Versenden Sie Einladungen oder platzieren Sie gezielt Informationen zu Ihrem Messeauftritt zum Beispiel in E-Mail-Abbindern. Das Thema Newsletter-Marketing kann hier auch ein entscheidender Hebel sein. Locken Sie Besucher*innen gezielt zu Ihrem Messestand und kommunizieren Sie vorab aktiv, dass Sie vor Ort ansprechbar sind.
Messen als wichtigstes Marketinginstrument
Laut einer Umfrage des Verbands der deutschen Messewirtschaft (AUMA) sehen 83 % der befragten Unternehmen Messen als wichtiges Marketinginstrument an. Damit liegen Messen im Marketing an zweiter Stelle hinter der eigenen Unternehmenswebsite.
Diese drei Fragen sollten Sie sich vor der Messeplanung stellen
Erste Frage: Was ist Ihr Ziel?
Stellen Sie sich die Fragen: Was will ich auf der Messe erreichen? Ein Messeziel kann sein, Ihr Unternehmen in der Region bekannter zu machen oder ein neues Produkt vorstellen und die Verkäufe ankurbeln. Einige Unternehmen nehmen auch an Messen teil, um neue Hersteller oder Vertriebspartner*innen zu finden. Auch mehrere Ziele sind möglich. Entscheidend ist, dass Sie Ihre Ziele frühzeitig festlegen und Ihren Messeauftritt danach ausrichten.
Zweite Frage: Was ist meine Zielgruppe?
Fragen Sie sich: Wen möchte ich mit meinem Messestand ansprechen? Es gibt Messen, die ausschließlich ein Fachpublikum ansprechen und Messen, die zusätzlich für Endverbraucher*innen zugänglich sind. Innerhalb dieser beiden Hauptgruppen gibt es eine ganze Reihe von Zielgruppen – Hersteller, Installateure, andere Dienstleister, Endkund*innen, potenzielle Partner und viele mehr. Überlegen Sie sich am Anfang Ihrer Messeplanung, wen genau Sie ansprechen möchten und wie Sie Ihre Zielgruppe am besten erreichen.
Dritte Frage: Welches Budget habe?
Eine Messe ist nicht günstig. Der größte Kostenfaktor sind in der Regel der Mietpreis der Standfläche, Standbau (Messebauer), Technik (Abhängungen, Beleuchtung) und Logistik. Aber auch den Zeit- und Personalaufwand für Planung und Vorbereitung sowie die Kosten für Anreise, Hotelübernachtungen, Verpflegung, Werbegeschenke und mehr sollten Sie von Anfang an mit einplanen.
Messestand gestalten: Ihr „Schaufenster“ auf der Messe
Wenn Sie schon einmal eine Messe besucht haben, kennen Sie das Gedränge und die Vielzahl der Messestände. Wie schafft man es also, in dieser Situation die Aufmerksamkeit der Messebesucher*innen zu wecken?
Weniger ist mehr
Im Idealfall ist Ihr Messestand auch aus einiger Entfernung gut zu erkennen und die Botschaft sofort verständlich. Ihr Unternehmensname oder das Logo und eine kurze Beschreibung Ihrer Produkte oder Leistungen sollten ausreichen. Im Idealfall wissen die Messebesucher*innen auf einen Blick, was Sie anbieten und wen Sie ansprechen.
Messe-Services nutzen
Viele Messebetreiber bieten einen Komplett-Service an: Sie planen die grafische und inhaltliche Gestaltung des Standes und übermitteln die Entwürfe. Der Messebetreiber gestaltet dann den Messestand für Ihr Unternehmen und baut diesen auch auf. Das lohnt sich insbesondere für kleinere Unternehmen, die nicht selbst eine Messebaufirma beauftragen können oder wollen.
Professionelle Unterstützung bei der Gestaltung
Es gibt Grafikdesigner und Marketingfirmen, die auf die Gestaltung von Messeständen spezialisiert sind. Sie wissen genau, welche Farben, Schriftgrößen und Abmessungen sinnvoll sind und welche Informationen die Druckfirmen oder die Messebetreiber brauchen. Diese Services sind nicht günstig, aber sie sparen Ihnen viel Zeit und Nerven bei der Gestaltung des Messestandes.
Messeauftritt möglichst nachhaltig planen
Nachhaltigkeit spielt in unserem Unternehmensalltag eine immer größere Rolle – das gilt umso mehr für Handwerksbetriebe, die im Bereich Erneuerbare Energien tätig sind.
Auch bei Ihrem Messeauftritt können Sie auf Nachhaltigkeit achten. Wir von SENEC setzen unsere Messestände mehrmals ein. Die Stände bestehen aus alten Übersee-Containern, die zu jedem Messestandort transportiert werden können, sodass kein zusätzliches Material benötigt wird.
Zusätzlich benötigte Möbel mieten oder kaufen wir mit dem Hintergedanken, sie dann in unseren Unternehmensstandort weiter zu verwenden. Pflanzen werden ebenfalls gemietet. Außerdem verzichten wir auf Messeboden.
Die Anfahrt unserer Mitarbeitenden planen wir grundsätzlich mit der Bahn und anderen öffentlichen Verkehrsmitteln. Auch bei der Auswahl unserer Werbemittel achten wir auf nachhaltig produzierte, möglichst regionale Giveaways.
Ein gut vorbereitetes Messeteam als Erfolgsfaktor
Ihr Messeauftritt ist immer nur so gut wie Ihr Team – schließlich repräsentieren Ihre Mitarbeitenden Ihren Betrieb. Je besser Ihr Team auf die Messe vorbereitet ist, desto größer sind die Erfolgschancen.
Sie brauchen kein großes Team für einen guten Messeauftritt. Wichtiger ist, dass alle Mitarbeitenden wissen, was auf sie zukommt und welche Aufgaben sie haben. Idealerweise besprechen Sie Ablauf, Aufgaben und Verhaltensregeln im Voraus oder halten sie schriftlich fest:
- Wie treten wir auf (z. B. einheitliche Farben, Corporate Clothing)?
- Wie sprechen wir die Messebesucher*innen an?
- Was wollen wir Besucher*innen vermitteln/Was ist das Ziel der Gespräche? (Haben wir neue Produkte? Was ist unser USP?)
- Wie dokumentieren wir neue Kontakte oder Anfragen, damit sie später verarbeitet werden können?
- Wer ist zuständig für was? (Getränke-Nachschub, Akku-Geräte laden, Stand öffnen und schließen)
- Wer macht Bilder oder Videos von der Messe für die eigene Website und Social-Media?
Wie gewinnen Sie Reichweite und Neukunden in den sozialen Netzwerken?
Eine Antwort auf diese Frage finden Sie in unserem Beitrag zum Thema Social Media im Handwerk.
Die 4 größten Messe-Herausforderungen für kleine Unternehmen
Herausforderung 1: Wenig oder keine Messe-Erfahrung
Wenn Sie das erste Mal an einer Messe teilnehmen, kann die Planung und Umsetzung herausfordernd sein. Ein guter Tipp für die Vorbereitung ist, als Besucher an Fachmessen teilzunehmen. Achten Sie darauf, was Ihnen gefällt und lassen Sie sich von anderen Messeständen inspirieren. Der zweite wichtige Tipp ist, 4–6 Monate Vorbereitungszeit einzuplanen. Der Messeauftritt ist immer der aufwendigste, weil Sie vom Messestand bis zum Team alles von Grund auf planen müssen.
Herausforderung 2: Kleines Budget
Messeauftritte sind teuer, daran führt kein Weg vorbei. Allerdings variieren sowohl die Kosten für die Messeteilnahme als auch die Kosten für den Stand, Übernachtung, Verpflegung und mehr. Wenn kein großes Messe-Budget zur Verfügung steht, können Sie zum Beispiel eher kleinere Fachmessen in Ihrer Nähe wählen, um Kosten für Übernachtungen und die Anreise zu sparen. Ergeben sich aus diesem Messeauftritt wertvolle Leads oder Partnerschaften, haben Sie einen guten Grund, es im nächsten Jahr auch auf einer größeren Messe zu versuchen. Auch beim Messestand können Sie Kosten sparen, indem Sie den Stand möglichst schlicht gestalten und Auf- und Abbau selbst übernehmen.
Herausforderung 3: Wenig Personal für Planung und Messestand
Gerade in kleineren Handwerksbetrieben ist es oft nicht möglich, mehrere Mitarbeiter*innen für die Dauer der Messe freizustellen. Glücklicherweise brauchen Sie kein großes Team für eine erfolgreiche Messe. Viel wichtiger ist, dass die Mitarbeitenden motiviert sind und Lust haben, neue Kontakte zu knüpfen. Pro Messetag sollten Sie mindestens zwei Personen für die Stand-Betreuung einplanen. Es ist auch möglich, externes Personal für Ihren Messestand anzuheuern. Diese Mitarbeitenden müssen allerdings sehr gut eingearbeitet werden, damit sie Ihren Betrieb auf der Messe gut vertreten können.
Herausforderung 4: Wenig Zeit für die Messeplanung
Wenn Sie sich kurzfristig für eine Messeteilnahme entscheiden, ist die beste Empfehlung: Schauen Sie, ob die Messegesellschaft ein Komplettpaket anbietet, sodass Ihnen sowohl der Standbau als auch weitere Dienstleistungen abgenommen werden. Sie müssen sich dann nur um der Standpersonal, Produkte etc. kümmern.
Checkliste: Messeauftritt planen in 13 Schritten
6-12 Monate vor Messebeginn
1. Messeziel, wichtigste Zielgruppe(n) und verfügbares Budget festlegen
2. Messeteam(s) bilden für Planung/Vorbereitung und für Betreuung des Messestands
3. Unterkunft für Messeteam buchen – je nach Größe und Bekanntheit der Messe auch schon 12 Monate im Voraus
3-6 Monate vor Messebeginn
4. Entwürfe für Messestand erstellen und abstimmen
5. Werbegeschenke auswählen/personalisieren lassen
6. Unternehmenspräsentation und Flyer erstellen/überarbeiten
7. An- und Abreise des Messeteams planen und buchen
4. Wochen vor Messebeginn
8. Kund*innen und Partner*innen über die Messe informieren und ggf. Termine vereinbaren
9. Technische Ausstattung planen: Monitore, Tablets oder Laptops, Firmenhandys, Steckdosen in der Nähe/Powerbanks etc.
10. System für die Kontaktdatenerfassung festlegen: wo und wie werden Messekontakte aufgenommen, welche Infos sind wichtig?
11. Messeauftritt promoten, z. B. auf der Website, in Social Media, im E-Mail-Footer
Eine Woche vor Messebeginn
12. Zeitlichen Ablauf der Messe genau festlegen und mit dem Team teilen: Aufbau, Standzeiten, Abbau
13. Messeteam für die Messe schulen
Als zertifizierter Fachpartner profitieren Sie von exklusiven Leads, umfangreichen digitalen Support-Angeboten und hochwertigen Produkten.
Messe-Nachbereitung: am besten schon vor der Messe planen
Für eine erfolgreiche Messe ist die Nachbereitung fast ebenso wichtig wie die Vorbereitung. Konkret geht es vor allem darum, die gesammelten Kontakte zu sichten und anzulegen. Ebenso wichtig ist es aber, Ihre Eindrücke und die Ihres Teams zu sammeln. Was lief richtig gut? Was sollte bei der nächsten Messe anders laufen?
Halten Sie Ihre Eindrücke schriftlich fest und vergessen Sie nicht, 3–4 Monate nach der Messe den Erfolg in Zahlen zu messen:
- Wie viele neue Leads haben sich aus der Messe ergeben?
- Wie viele Aufträge sind zustande gekommen?
- Gibt es andere Ergebnisse wie Partnerschaften oder neue Ideen?
Eine solche Bilanz hilft Ihnen, festzustellen, ob die Messe als Marketinginstrument erfolgreich war – oder ob Sie beim nächsten Mal eine andere Messe oder einen anderen Ansatz ausprobieren sollten.
Fazit: Messeauftritt frühzeitig planen und nichts dem Zufall überlassen
Fachmessen bieten großes Potenzial für Handwerksbetriebe. Aber um dieses Potenzial auszuschöpfen, sollten Sie Ihren Messeauftritt sorgfältig planen und sich, wenn nötig, professionelle Unterstützung holen. Eine spontan oder halbherzig geplante Messe wird sich in den meisten Fällen nicht lohnen. Überlegen Sie sich am besten im Rahmen Ihrer Jahreskalkulation, an welcher Messe Sie wann teilnehmen möchten und welches Budget Sie dafür einplanen. Wenn eine Messe erfolgreich abgeschlossen ist, nutzen Sie Ihre Eindrücke und Erfahrungen für den nächsten Messeauftritt – so werden Sie als Handwerksbetrieb mit jeder Messe souveräner.
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