Datenschutzhinweise für den SENEC Online-Dienst SENEC Academy

gültig ab: 06/2023

Diese Datenschutzhinweise richten sich an alle Nutzer des Online-Dienstes SENEC Academy

In diesen Datenschutzhinweisen erfahren Sie, welche personenbezogenen Daten die SENEC GmbH („SENEC“, „wir“) im Zusammenhang mit SENEC Academy speichert und wie sie verarbeitet werden. Außerdem erfahren Sie, welche Rechte Ihnen in Bezug auf die Datenverarbeitung zustehen und wie Sie diese Rechte ausüben können. Wir bemühen uns um eine möglichst einfache Darstellung, die für alle Leser verständlich ist. Sollten Sie dennoch etwas nicht verstehen oder weitergehende Informationen wünschen, stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.

Ergänzend zu diesen allgemeinen Datenschutzhinweisen für SENEC Academy können für einzelne Dienste, die wir Ihnen im Zusammenhang mit SENEC Academy anbieten (z. B. SENEC Cockpit) zusätzliche Datenschutzhinweise gelten. In diesem Fall gelten diese zusätzlichen Datenschutzhinweise ergänzend zu diesen allgemeinen Datenschutzhinweisen.

Die aktuelle Version dieser Datenschutzhinweise sowie eine Übersicht über alle zusätzlichen Datenschutzhinweise und sonstige rechtlichen Informationen im Zusammenhang mit dem Online-Dienst SENEC Academy können Sie jederzeit unter https://senec.com/de/unternehmen/download einsehen.

1. ANSPRECHPARTNER

Ansprechpartner und Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von SENEC Academy ist die

SENEC GmbH
Wittenberger Straße 15
D-04129 Leipzig
Tel.: +49 (0) 341 – 9898 2400
E-Mail: [email protected]

Alle Fragen zum Datenschutz bei SENEC Academy können Sie auch direkt an unsere Datenschutzbeauftragte richten. Diese ist per Post unter obiger Adresse (Stichwort: „z. Hd. Datenschutzbeauftragte“) sowie per E-Mail an [email protected] erreichbar.

2. WELCHE DATEN WERDEN ZU WELCHEM ZWECK WEITERVERARBEITET?

Um Ihnen die Nutzung von SENEC Academy zu ermöglichen, ist es erforderlich, dass wir bestimmte Daten erheben, die sich auf Ihre Person bzw. Ihr Speichersystem beziehen. Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur, wenn hierfür eine gesetzliche Rechtsgrundlage besteht oder Sie in die jeweilige Datenverarbeitung eingewilligt haben. 

2.1 Aufruf des Online-Dienstes

Bei jedem Aufruf unseres Online-Dienstes übermittelt Ihr Browser automatisch Daten, um Ihnen den Besuch des Online-Dienstes zu ermöglichen. Diese Daten erfassen wir automatisch. Die Zugriffsdaten umfassen insbesondere:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit der Anfrage,
• Adresse der aufgerufenen Webseite
• Webseite, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL),
• Angaben über den verwendeten Browser und das Betriebssystem,
• Sprache und Version der Browsersoftware,
• Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT),
• Inhalt der Anforderung (konkrete Seite),
• Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode,
• jeweils übertragene Datenmenge.

Die Erhebung dieser Daten ist erforderlich, um Ihnen unseren Online-Dienst anzeigen zu können und die dauerhafte Stabilität und Funktionsfähigkeit sowie Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten. Zu den beschriebenen Zwecken werden die Zugriffsdaten zudem in Logfiles gespeichert. Die in den Logfiles gespeicherten Informationen lassen keinen unmittelbaren Rückschluss auf Ihre Person zu. Rechtsgrundlage der Verarbeitung sind unsere berechtigten Interessen an der Zurverfügungstellung unseres Online-Dienstes gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

2.2 SENEC-Fachpartnerkonto

Wir verwenden Ihre Daten zur Einrichtung Ihres SENEC Fachpartnerkontos, welches Sie mit den Zugangsdaten für myEnergyKey nutzen können (Es gelten die Datenschutzbestimmungen für myEnergyKey. Die in Ihr SENEC-Fachpartnerkonto übernommenen Vertragsdaten können Sie jederzeit im Profilbereich einsehen („Profildaten“).

Wir dokumentieren zu Nachweiszwecken Ihre Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen der SENEC Online-Dienste und die Bestätigung Ihrer Kenntnisnahme dieser Datenschutzhinweise sowie den dazugehörigen Zeitpunkt und Ihre hierzu verwendete IP-Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

2.3 Lerninhalte und Learning-Management-System (LMS) 

Auf unserer Lernplattform stehen Ihnen in Ihrem Fachpartnerkonto verschiedene Lerninhalte zur Verfügung. Für diese können Sie sich separat anmelden und erhalten eine Bestätigungs-E-Mail an die von Ihnen hinterlegte E-Mail-Adresse. Wir verarbeiten dabei Ihre Personenstammdaten und Kontaktdaten (z.B. Name und E-Mail-Adresse) sowie Informationen zu Ihren Lerninhalten (z.B. Lerndauer, Kurs-Abschlussquote, Seminar-Buchungen). Die Lerninhalte sind unterschiedlich ausgestaltet (z.B. Webinar oder E-Learning). Sie können an den Lerninhalten ohne weitere Angaben zu Ihrer Person und auch ohne Aktivierung Ihrer Kamera teilnehmen. Falls Sie dies wünschen, steht es Ihnen aber teilweise frei Ihre Kamera zu aktivieren. Bei jeder Teilnahme wird automatisch Ihr Fachpartnerkonto erkannt und das Zertifikat wird nach der Teilnahme erstellt und steht Ihnen in Ihrem Konto zur Verfügung. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit b) DS-GVO sowie für zusätzliche weitere Angaben Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO.

Für die SENEC Academy bedienen wir uns des LMS Totara der Totara Learning (Europe) Limited (Office 6, 28 Kensington Street, Brighton BN1 4AJ, United Kingdom). Die Inhalte können dabei an das international tätige Unternehmen (USA, Australien, Italien, Großbritannien) im Rahmen der Nutzung des LMS weitergegeben und gespeichert werden. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Datenschutzerklärung von Totara.

2.4 Einsatz von Cookies 

Für die SENEC Academy werden Cookies eingesetzt. Ein Cookie ist eine kleine Textdatei, die durch den Browser auf Ihrem Gerät gespeichert wird. Wir nutzen Cookies, um die Nutzung unserer Services so funktional und angenehm wie möglich zu gestalten. Dabei werden unterschiedliche Arten von Cookies eingesetzt. Einzelheiten zu den von uns verwendeten Cookies finden Sie in unseren Cookie-Hinweisen.

Die meisten Browser sind standardmäßig so eingestellt, dass sie Cookies akzeptieren. Sie können jedoch die Einstellungen Ihres Browsers so anpassen, dass Cookies abgelehnt oder nur nach vorheriger Bestätigung gespeichert werden. Wenn Sie Cookies ablehnen, kann es sein, dass nicht alle Funktionen unserer Website wie vorgesehen funktionieren.

Soweit wir personenbezogene Daten aus den Cookies verarbeiten, sind Rechtsgrundlage hierfür unsere berechtigten Interessen daran, dir diese Funktionen unserer Website zur Verfügung stellen zu können, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Dies gilt für technisch notwendige Cookies. Rechtsgrundlage für technisch nicht notendige Cookies ist Ihre Einwilligung gem.- Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Ihre einmal erteilte Einwilligung können Sie jederzeit über unsere Cookie-Einstellungen widerrufen.

3. WEITERGABE VON DATEN AN DRITTE

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur an Dritte weiter, wenn dies zur Bereitstellung von SENEC Academy erforderlich ist oder wir an der Weitergabe ein berechtigtes Interesse haben. Rechtsgrundlage für eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte ist in der Regel der mit Ihnen geschlossene Fachpartnervertrag (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO) oder eine uns erteilte Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).

Als Unternehmen der EnBW Energie Baden-Württemberg AG arbeiten wir eng mit dieser zusammen. Beispielsweise werden die Daten im Rahmen der Nutzung des myEnergyKey an die EnBW weitergegeben.

4. ZUSAMMENARBEIT MIT AUFTRAGSVERARBEITERN

Zum Teil greifen wir im Rahmen der Erbringung unserer Leistungen auf technische Dienstleister zurück, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Diese Dienstleister werden nur auf vertraglicher Grundlage tätig, sind weisungsgebunden und müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, die die Sicherheit der Datenverarbeitung gewährleisten und Ihre Rechte umsetzen (Art. 28 DSGVO). Soweit es uns möglich ist, greifen wir auf Dienstleister innerhalb Deutschlands und des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) zurück. Für Datenübermittlungen in Länder außerhalb des EWR sind, um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten, ein Angemessenheitsbeschluss (Art. 45 DSGVO) oder andere geeignete Garantien (Art. 46 DSGVO) für die Übermittlung erforderlich. Wir arbeiten mit folgenden Dienstleistern zusammen:

• Hetzner Online GmbH (Rechenzentrum)
• Microsoft Dienste (Cloud Computing)
• Totara Learning (Europe) Limited (Learning-Management-System)
• Knowhow AG (LMS Service und Hosting)

5. DRITTLANDSÜBERMITTLUNG

Die Serversysteme von SENEC Academy werden in Deutschland betrieben, so dass wir Ihre Daten in der Regel nur dann in ein Drittland, d.h. in ein Land außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), übermitteln müssen, wenn Sie von dort auf Ihr SENEC-Fachpartnerkonto zugreifen.

Dennoch kann es in bestimmten Fällen vorkommen, dass wir oder einer unserer Auftragsverarbeiter Daten auch in anderen Fällen Ihre Daten an in einem Drittland (d.h., außerhalb der Europäischen Union (EU), des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)) tätigen Dienstleister übermitteln müssen, um Ihnen bestimmte Leistungen oder Services anbieten zu können. In diesem Fall übermitteln wir oder unsere Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten grundsätzlich nur an Dienstleister in Drittländern, für die ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorliegt oder auf Grundlage angemessener Garantien, wie z.B. vertraglicher Verpflichtungen durch sogenannte Standardschutzklauseln der EU-Kommission, Zertifizierungen oder verbindlicher interner Datenschutzvorschriften (Art. 44 bis 49 DSGVO, Informationsseite der EU-Kommission: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection_de), ggf. in Verbindung mit weiteren Maßnahmen, mittels derer ein vergleichbares Datenschutzniveau hergestellt wird.

Ausnahmsweise kann eine Übermittlung auch in ein Drittland erfolgen, für das weder ein Angemessenheitsbeschluss besteht oder keine angemessenen Garantien vorliegen. Hierauf weisen wir Sie vorab hin und holen eine entsprechende Einwilligung von Ihnen ein. 

In den USA besteht kein der EU gleichwertiges Datenschutzniveau. Das bedeutet, dass bei einer Übermittlung in die USA die dortigen Behörden, insbesondere die Geheimdienste, gegebenenfalls auf personenbezogene Daten zugreifen und diese analysieren können. Für Sie als von der Verarbeitung betroffene Person besteht kein effektiver Rechtsschutz gegen diesen Zugriff, sodass nach dem Recht der europäischen Union verbürgte Rechte gegebenenfalls nicht durchgesetzt werden können. Wenn Sie Ihre Einwilligung zur Übermittlung von Daten in Drittländer erteilen, erklären Sie sich hiermit einverstanden.

6. DATENHALTUNG UND DATENSICHERHEIT

Die Speicherung und Verwaltung Ihrer personenbezogenen Daten für SENEC Academy erfolgt ausschließlich auf Serversystemen in Deutschland. Sofern Ihre Daten nicht auf eigenen Servern der SENEC liegen, bedienen wir uns eines Hosting-Dienstleisters aus Deutschland (Hetzner Online GmbH). Die Daten werden unter Einhaltung angemessener Sicherheitsstandards gespeichert und verarbeitet. Die Server sind gegen sogenannte DDoS-Attacken (Distributed Denial of Service) geschützt, damit Ihnen Ihre Statusdaten und das SENEC Academy jederzeit zur Verfügung stehen. Zudem kommt eine Next Generation Firewall zum Einsatz, die die Systeme vor Viren, Würmern und Spyware schützt. Die Übermittlung Ihrer Daten zwischen unseren Systemen und zwischen SENEC Academy und Ihrem Speichersystem erfolgt stets verschlüsselt unter Berücksichtigung des Stands der Technik.

7. SPEICHERDAUER

Wir speichern Ihre Daten grundsätzlich nur so lange, wie sie für die Zwecke, für die wir sie erheben, erforderlich sind. Danach löschen wir die Daten unverzüglich, es sei denn, wir benötigen die Daten noch bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist zu Beweiszwecken für zivilrechtliche Ansprüche oder wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Im Regelfall löschen wir Ihre Daten daher nach folgenden Fristen:

• Zugangsdaten und Profildaten werden nach Beendigung des Fachpartnervertrags gelöscht.
• Lerninhalte und Zertifikate werden mindestens für die Dauer des Fachpartnervertrages gespeichert. 
• Analysedaten werden gelöscht, sofern wir kein berechtigtes Interesse an der weiteren Aufbewahrung haben.
• Ihre Anfragen zur Geltendmachung von Datenschutzrechten (siehe Ziffern 8 und 9) und unsere Antworten darauf werden zu Dokumentationszwecken für die Dauer von drei Jahren und im Einzelfall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen auch darüber hinaus aufbewahrt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, beruhend auf unserem Interesse an der Verteidigung gegen etwaige zivilrechtliche Ansprüche nach Art. 82 DSGVO, der Vermeidung von Bußgeldern nach Art. 83 DSGVO sowie der Erfüllung unserer Rechenschaftspflicht aus Art. 5 DSGVO.

8. WIDERRUF VON EINWILLUNG UND WIDERSPRUCHSRECHT

Widerrufsrecht:

Wir können Daten auch auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten. Wenn wir dies tun, werden wir Sie vorab ausdrücklich darauf hinweisen. Sie haben das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Widerspruchsrecht:

Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen verarbeiten (d. h. die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Geht es um einen Widerspruch gegen die Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das auch ohne die Angabe von Gründen von uns umgesetzt wird.

Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine formlose Mitteilung an die oben unter Ziffer 1 (Ansprechpartner) genannten Kontaktdaten.

9. IHRE RECHTE

Ihnen steht – zusätzlich zu Ihren unter Ziffer 8 genannten Rechten – jederzeit das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu. Wir werden Ihnen in diesem Zusammenhang die Datenverarbeitung erläutern und eine Übersicht der über Ihre Person gespeicherten Daten zur Verfügung stellen. Falls bei uns gespeicherte Daten falsch oder nicht mehr aktuell sein sollten, haben Sie das Recht, diese Daten berichtigen zu lassen. Sie können außerdem die Löschung Ihrer Daten verlangen. Eine Löschung Ihrer Daten ist grundsätzlich nur möglich, wenn bestimmte Voraussetzungen gegeben sind / wenn Daten nicht mehr benötigt werden, die Verarbeitung nicht rechtmäßig ist oder sonstige Fälle von Art. 17 DSGVO vorliegen.  Sollte die Löschung aufgrund anderer Rechtsvorschriften ausnahmsweise nicht möglich sein, werden die Daten – sofern die erforderlichen Voraussetzungen vorliegen - gesperrt, so dass sie nur noch für diesen gesetzlichen Zweck verfügbar sind. Sie können die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten außerdem einschränken lassen, wenn z.B. die Richtigkeit der Daten von Ihrer Seite angezweifelt wird. Ihnen steht unter gewissen Voraussetzungen auch das Recht auf Datenübertragbarkeit zu, d.h. dass wir Ihnen auf Wunsch eine digitale Kopie der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten zukommen lassen. 

Um Ihre hier beschriebenen Rechte geltend zu machen, können Sie sich jederzeit an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten wenden. Dies gilt auch, sofern Sie Kopien von Garantien zum Nachweis eines angemessenen Datenschutzniveaus erhalten möchten. 

Sie haben schließlich gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei der für SENEC zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Sie können dieses Recht bei jeder Datenschutzaufsichtsbehörde in einem Mitgliedstaat der EU (etwa bei der für Ihren Wohnort zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde) ausüben, die Ihre Beschwerde dann ggf. an die für SENEC zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde weiterleiten wird.

10. ÄNDERUNGEN DER DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Gelegentlich aktualisieren wir diese Datenschutzerklärung, beispielsweise wenn wir die Leistungen von SENEC Academy anpassen oder erweitern oder sich die gesetzlichen oder behördlichen Vorgaben ändern.